Die Inventur ist die Probe aufs Exempel. Turnusmäßig prüfen wir, ob alle Gegenstände vorhanden, in gutem Zustand und am richtigen Platz sind.
Vielfach ist die Inventur auch gesetzlich vorgeschrieben.
Also los …
Wie muss ich mir eine Inventur vorstellen?
Die Inventur unterteilt sich in drei Phasen:
a. die Inventurplanung,
b. die Standortbegehung (Inventur-Zählung),
c. die Inventurnachbearbeitung.
Bei der Inventurplanung wird festgelegt,
- welche Gegenstände
- wo
- durch wen
- mit welchem Medium (Bleistift und Papier oder Erfassungsgerät)
aufgenommen werden sollen.
Nach der Inventurplanung werden die Inventurdaten beispielsweise auf einen Laptop (oder ein anders Erfassungsgerät) übertragen, mit dem die Standortbegehung durchgeführt wird.
Bei der Standortbegehung nehmen wir auf, was tatsächlich (und nicht nur buchmäßig) vorhanden ist.
Anschließend erfolgt die Inventurnachbearbeitung. Hier werden die festgestellten Differenzen bearbeitet und freigegeben (oder verworfen). Zum Abschluss der Nachbearbeitung wird das Inventarverzeichnis entsprechend aktualisiert.
Gute Inventarverwaltungssysteme unterstützen alle drei Phasen der Inventur und stellen die benötigten technischen Funktionen in einfach zu handhabender Art und Weise zur Verfügung.
Vom IST zum SOLL
Eine häufiger Trugschluss: Bei der Inventur geht es nicht (nur) darum festzustellen was fehlt. Es gilt vielmehr zu ermitteln, was wirklich vorhanden ist. Womöglich stoßen wir bei der Inventur auf Gegenstände, die in unserem Inventarverzeichnis nicht eingetragen sind – aus welchen Gründen auch immer.
Für die Inventur gelten daher bestimmte Spielregeln (die so genannten „Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur“). Die wichtigste Regel: Wir gehen vom IST zum SOLL.
Es geht also nicht darum, den im Inventarverzeichnis geführten „Soll-Bestand“ abzuarbeiten. Wir nehmen vielmehr das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.
Das Prinzip: Raum für Raum für Raum …
Das ist das Prinzip der Standortbegehung: Wir gehen Raum für Raum durch und nehmen alles auf, was wir dort finden. Wie schon gesagt: vom IST zum SOLL.
Nachdem wir in einem Raum die Gegenstände vollständig aufgenommen haben, melden wir diesen fertig. Dann geht’s weiter mit dem nächsten Raum.
Übrigens: Während der Standortbegehung ist es nicht unsere Aufgabe, nach dem Verbleib nicht gefundener Gegenstände zu forschen oder festzustellen, in welchen Raum bestimmte Gegenstände tatsächlich gehören. Die Standortbegehung ist eine reine „Feststellung der Tatsachen“. Erst im Rahmen der Inventur-Nachbearbeitung werden die Inventur-Differenzen beurteilt.
Selbstverständlich sind hierfür Hinweise des Inventurteams zu vermissten oder falsch erfassten Gegenständen willkommen.
Völlig losgelöst
Stellen wir uns vor, wir führen die Standortbegehung mit Bleistift und Papier durch. Wir arbeiten dann unabhängig von unserem „stationären“ Inventarverzeichnis: Zu Beginn drucken wir für jeden zu begehenden Raum eine Zählliste und nach Abschluss der Zählung werden die Zählergebnisse in die Inventur-Software übertragen.
Nicht viel anders verhält es sich, wenn wir anstelle von Bleistift und Papier einen Laptop oder ein mobiles Erfassungsgerät nutzen: Vor der Standortbegehung werden die „Zähllisten“ (sozusagen in elektronischer Form) auf das Gerät geladen und nach Abschluss der Zählung werden die Ergebnisse übertragen. Für beide Vorgänge – wir sprechen von „Synchronisierung“ – muss das Gerät mit der Inventar-Datenbank verbunden sein. Während der Standortbegehung selbst arbeitet das Gerät autark, also ohne Datenverbindung zur Inventar-Datenbank.
Die Wahrheit kommt zum Schluss
Die Standortbegehung bringt schon mal die halbe Wahrheit ans Licht: Was steht wo? Andere Fragen sind im Nachgang zu klären:
- Was ist mit den Gegenständen, die nicht an ihrem Soll-Standort aufgefunden wurden? Hat sich ihr „betriebsgewöhnlicher Standort“ geändert, sodass sie im Inventarverzeichnis „umziehen“ sollten? Oder wurden sie nur „zufällig“ an einem anderen Ort aufgefunden?
- Was ist mit den Gegenständen, die überhaupt nicht gefunden wurden? Sind sie auszubuchen (weil sie ausgemustert oder verkauft wurden oder einfach nur abhanden gekommen sind)? Oder sind sie möglicherweise doch noch vorhanden? Im einen Fall wären sie im Inventarverzeichnis als „abgegangen“, im anderen als „ungeklärt“ zu kennzeichnen.
- Was ist mit Gegenständen, die während der Inventur aufgefunden wurden, obwohl sie nicht im Bestand geführt werden? Sind sie neu in den Bestand aufzunehmen oder sollen sie ignoriert werden, weil sie gar nicht in den Inventarbestand gehören?
Alles ist noch recht gut überschaubar, wenn jeder Gegenstand sein Inventaretikett trägt. Wenn jedoch Etiketten ganz oder teilweise fehlen, dann fehlt den betreffenden Gegenständen ihre „Identität“ und es wird mitunter schon ziemlich schwierig, festzustellen, welche Gegenstände vorhanden sind, welche hinzugekommen und welche abhanden gekommen sind.
Dies alles klären wir erst im Anschluss an die Standortbegehung, wenn die Zählergebnisse vollständig vorliegen. In dieser letzten Phase der Inventur, der Inventurnachbearbeitung, fallen die Entscheidungen über die Verbuchung der Zählergebnisse.
Inventur – nachvollziehbar und revisionssicher
Durch die Inventur stellen wir sicher, dass unser Inventarverzeichnis den tatsächlichen Verhältnissen entspricht. Klar also, dass hierbei nicht „gemogelt“ werden darf. Und ebenso klar ist, dass die Revisionsabteilung Wert darauf legt, die ordnungsgemäße Durchführung der Inventur überprüfen und jederzeit nachvollziehen zu können.
Aus diesem Grund betätigt jeder an der Inventur Beteiligte durch seine Unterschrift, dass die Inventurarbeiten ordnungsgemäß durchgeführt wurden:
- Das Inventurteam unterschreibt die Ergebnisse der Standortbegehung (also die „Zähllisten“).
- Die für die Inventurnachbearbeitung zuständigen Personen unterschreiben ihre Entscheidungen über die Fortschreibung des Inventarverzeichnisses.
In einem guten, revisionssicheren Inventarverwaltungssystem werden alle Schritte der Inventur nachvollziehbar dokumentiert.