Herr Lehmann im Fachbereich Finanzen führt das Anlagenbuch. Neben dem immobilen Vermögen (in einer Kommune sind dies Straßen, Brücken, Kanäle, Gebäude und Grundstücke) wird hier auch der kaufmännische Nachweis für das mobile Vermögen geführt.
Wozu also noch zusätzlich eine Inventarverwaltung?
Hierzu gibt es zahlreiche Aspekte. Die wichtigsten:
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Die Inventarverwaltung ist in vielen Organisationen Sache der Fachbereiche. Das ist gut so – denn hier wird das Inventar bewirtschaftet und hier fallen Informationen über Veränderungen und den Verbleib an. Der kaufmännische Vermögensnachweis hingegen ist Sache des Finanzbereichs. Hier ist spezielles buchhalterisches Wissen gefordert. Die Fachbereiche haben typischerweise keinen Zugriff. -
Im kaufmännischen Anlagenbuch muss nicht unbedingt jeder einzelne Vermögensgegenstand erfasst werden. Oft werden hier nur die Gegenstände ab einer bestimmten Wertgrenze (im kommunalen Bereich häufig ab 1.000 EUR) geführt. Außerdem erlaubt das Gesetz hier die Bildung von Fest- und Gruppenwerten. Beides ist für die operative Bestandsführung nicht besonders hilfreich. Hier möchten wir Kenntnis über alle Gegenstände haben, mit denen wir tagtäglich arbeiten – gleichgültig ob unter oder über 1.000 EUR Anschaffungswert und ob eigen oder fremd. Auch „Sammelposten“ wie Fest- und Gruppenwerte helfen uns nicht weiter. - Im Inventarverwaltungssystem interessieren wir uns nicht nur für die kaufmännischen Daten (Anschaffungswerte, Abschreibungen, Restbuchwerte) sondern für vielfältige technische und dispositive Informationen. Vielleicht sind uns Garantiefristen, Bestellinformationen, elektrische Anschlusswerte, technische Bedienvorschriften, Prüf- und Wartungsvorgänge wichtig.
- Das Finanzverfahren, in dem das Anlagenbuch geführt wird, verfügt in aller Regel nicht über die Möglichkeit eines revisionssicheren Inventurnachweises.
Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch
Damit wir uns klar verstehen: In der Inventarverwaltung haben wir es mit Inventargegenständen zu tun. Im Anlagenbuch sprechen wir von Vermögensgegenständen. Wie hängen diese beiden Begriffe zusammen?
- Bei Inventargegenständen geht es immer um konkrete („anfassbare“) Gegenstände, die wir durch ihre Inventarnummer unterscheiden.
- Im Anlagenbuch verwaltet Herr Lehmann aus dem Fachbereich Finanzen die Vermögensgegenstände möglicherweise unter Sammelbegriffen (zum Beispiel „die Schutz-Bekleidung in der Feuerwehr“ oder die „Klassenausstattung der Goetheschule“), ohne dass der einzelne Gegenstand explizit benannt wird. Herr Lehmann spricht von Fest- und Gruppenwerten oder auch ganz allgemein von „Gesamtheiten“.
Das Inventarverzeichnis ist also in der Praxis sehr viel detaillierter als das Anlagenbuch: Viele einzelne Inventargegenstände bilden gemeinsam einen Vermögensgegenstand.
Damit ist auch sofort klar, dass die Anlagennummer aus dem Anlagenbuch von Herrn Lehmann nicht geeignet ist, um unsere Inventargegenstände voneinander zu unterscheiden. Im Inventarverzeichnis arbeiten wir daher mit eigenen Inventarnummern.
Jetzt wäre es sicherlich gut zu wissen, welche Inventargegenstände zu welchen Vermögensgegenständen gehören. Vielleicht trägt Frau Schmitz-Müller aus dem Jugendamt in ihrem Inventarverzeichnis zu jedem Gegenstand die zugehörige Anlagennummer ein.
Eine professionelle Inventarisierungssoftware kann jedoch noch viel mehr:
- Sie hat Zugriff auf das Anlagenbuch, sodass man zu jedem Inventargegenstand auch die Bezeichnung und die Daten des zugehörigen Vermögensgegenstands sehen kann. Frau Schmitz-Müller interessiert sich für die Anschaffungswerte, die aufgelaufenen Abschreibungen und den Restbuchwert. Ein Blick in die Software ersetzt die telefonische Nachfrage bei Herrn Lehmann.
- Umgekehrt möchte die Revisionsabteilung gerne wissen, welche einzelnen Gegenstände sich hinter dem Begriff „Klassenausstattung in der Goetheschule“ verbergen. Hierfür genügt ein Blick in die Inventarisierungssoftware.
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Frau Schmitz-Müller hält in ihrem Inventarverzeichnis akribisch genau nach, welche Gegenstände ausgemustert werden oder ihren Standort verändern. Das interessiert auch Herrn Lehmann: Gegebenenfalls muss er im Anlagenbuch einen Abgang buchen. Oder zukünftig wird die Abschreibung einer anderen Kostenstelle zugerechnet. Hierzu zieht Frau Schmitz-Müller in ihrer Inventarisierungssoftware monatlich eine Veränderungsliste, die sie Herrn Lehmann mit einem freundlichen Gruß übermittelt. - Bei Neubeschaffungen trägt Frau Schmitz-Müller die Inventargegenstände in ihr Inventarverzeichnis ein. Hierbei fallen auch Informationen für Herrn Lehmann ab – beispielsweise die Kostenstelle.Eine „Live-Schnittstelle“ zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuch ermöglicht es Herrn Lehmann, die Anlagenstammdaten per Knopfdruck in seine Anlagenbuchhaltung zu übernehmen – natürlich erst, nachdem er sie überprüft und für gut befunden hat.
Aus Sicht von Herrn Lehmann stellt sich die Inventarverwaltung also
- als ein „Nebenbuch“ zu seinem Anlagenbuch, in dem die einzelnen Inventargegenstände detailliert verzeichnet sind, und gleichzeitig
- als ein „Meldesystem“, aus dem er Informationen über die Veränderungen seines Anlagenbestands bezieht
dar.
All dies aber nur, wenn es sich um eine wirklich professionelle Inventarisierungssoftware mit einer „Live-Schnittstelle“ zum Anlagenbuch handelt.