Gemäß BMF-Schreiben vom 21.10.2014 treten zum Jahresbeginn 2015 neue Verwaltungsvorschriften für die Buchführung und Rechnungslegung über das Vermögen und die Schulden des Bundes (VV-ReVuS) in Kraft.
Was ist neu in der VV-ReVuS?
Mit der Inkraftsetzung der aktualisierten VV-ReVuS gelten erstmalig im Bund einheitliche und ressortübergreifende Regelungen für die Führung von Bestandsverzeichnissen über bewegliche Sachen.
Im neuen Abschnitt 2.3 der VV-ReVuS ist geregelt,
- um welche beweglichen Sachen es geht (u.a. auch Tiere, Bibliotheksbestände und Kunstgegenstände)
- dass in jeder Dienststelle Personen für die Bestandsführung zu bestimmen sind
- dass Abgänge durch Abgangsprotokoll mit Angabe des Datums und der Begründung zu belegen sind
- dass Vermietungen, Ausleihungen und Überlassungen von beweglichen Sachen mit Angabe von Datum, Art und Ende zu vermerken sind
- dass Bestandsverzeichnisse grundsätzlich in IT-gestützten Verfahren unter Verwendung einer geeigneten Software zu führen sind
- dass auch geringwertige Wirtschaftsgüter ab 150 Euro Anschaffungskosten nachzuweisen sind
- dass bewegliche Sachen in dauerhafter Weise als “Eigentum des Bundes” zu kennzeichnen sind
- dass alle drei Jahre eine Bestandsprüfung erforderlich ist und dass diese grundsätzlich körperlich durch Aufsuchen und Beschau der beweglichen Sachen an ihren Standorten zu erfolgen hat
- dass das Ergebnis der Bestandsprüfung in einer Niederschrift festzuhalten ist.
Im Abschnitt 4.2.2 bestimmt die VV-ReVuS, dass der Aufbau des Bestandsverzeichnisses bis zum 31.12.2015 abzuschließen und mit einer Bestandsprüfung zu verbinden ist.
Höchste Zeit also, das Thema anzugehen und eine geeignete Software zu suchen.
Inventarisierung in der öffentlichen Verwaltung
Kai (“Kai kann alles inventarisieren®“) ist die Inventarisierungssoftware der öffentlichen Verwaltung. Bundesweit führen mehr als 550 Verwaltungen mit vielen tausend Einrichtungen (Schulen, Krankenhäuser, Kindertagesstätten, Kultureinrichtungen, technische Bereiche, …) ihr mobiles Vermögen in Kai.
Auch die Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung nutzt Kai zum Nachweis ihres beweglichen Vermögens.
Worauf kommt es an?
Inventarisierung ist mehr als „rumlaufen und piepsen“. Und es geht um viel mehr als um Scanner und Barcodes. Es geht um das Inventar-Management. Die optimale Hard- und Software ist hierbei Mittel zum Zweck.
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